Hoe structureer ik mijn berichtmappen in Outlook Online?

Standaardmappen

Standaard bevat uw account in eerste instantie de volgende mappen:

• Postvak IN Binnenkomende berichten komen terecht in uw Postvak IN, tenzij u een regel voor het Postvak IN hebt gemaakt om berichten om te leiden naar een andere map, of de berichten worden herkend als ongewenst.

• Verzonden items Standaard wordt een kopie van elk bericht dat u verzendt opgeslagen in uw map Verzonden items.

• Verwijderde items Wanneer u een bericht verwijdert, wordt het verplaatst naar de map Verwijderde items.

Als u in Outlook op het web de optie Meer kiest onder Mappen, ziet u dat deze standaardmappen zijn georganiseerd onder Favorieten. Dezelfde standaardmappen worden ook weergegeven onder uw persoonlijke map en worden opgenomen in een langere lijst met mappen, waarvan een groot deel mogelijk door de beheerder is gemaakt. De beheerder kan bijvoorbeeld de volgende mappen hebben toegevoegd:

• Concepten Als u een bericht maakt of op een bericht reageert maar het niet direct kunt afmaken, wordt het bericht automatisch opgeslagen in de map Concepten. U kunt het bericht op een later tijdstip afmaken en verzenden.

• Ongewenste e-mail Berichten die eruit zien als ongewenst, maar niet worden geblokkeerd door een spamfilter voordat ze in uw postvak terechtkomen, worden automatisch verplaatst naar deze map.

• Notities Deze map is alleen-lezen. U moet Outlook gebruiken om items in deze map te maken of te bewerken.

• Gespreksgeschiedenis Een kopie van elk gesprek dat u in Skype voor Bedrijven hebt wordt standaard opgeslagen in uw map gespreksgeschiedenis.

Snelmenu voor mappen

De meeste acties die u kunt uitvoeren op een map, zijn beschikbaar in het snelmenu dat wordt weergegeven wanneer u met de rechtermuisknop op een map klikt. Het snelmenu dat wordt weergegeven, is afhankelijk van of u een map hebt geselecteerd onder Favorieten of onder uw persoonlijke map.

Persoonlijke map

Uw persoonlijke map is een verzameling van alle e-mailmappen die beschikbaar zijn voor u. Het snelmenu van uw persoonlijke mappen bevat meer opties dan het snelmenu van de map Favorieten. Niet alle opties zijn echter beschikbaar voor alle mappen. En bepaalde opties zijn mogelijk niet beschikbaar vanwege beheerdersrechten.

Het snelmenu voor de persoonlijke map bevat vier opties die niet beschikbaar zijn in het snelmenu van de map Favorieten:

• Nieuwe map maken Gebruik maakt van een nieuwe submap in de map die u met de rechtermuisknop geklikt.

• De naam van wijzigen De map een andere naam geven. De naam van standaardmappen, zoals de map Postvak in, kunnen niet worden gewijzigd.

• Toevoegen aan Favorieten Wordt gebruikt om uw Favorieten (koppelingen) de huidige map.

• Verplaatsen Hiermee opent een venster, zodat u de geselecteerde map naar een nieuwe locatie in de maphiërarchie verplaatsen kunt. U kunt ook selecteren en een map slepen naar een nieuwe locatie.

  Opmerking: De volgende keer dat u zich aanmeldt, de mappen die u hebt gemaakt wordt in alfabetische volgorde worden gerangschikt.

Een map maken

Maak nieuwe mappen om uw berichten te organiseren zoals u dat wilt. U kunt bijvoorbeeld een map maken voor een bepaald project, voor alle berichten van een bepaalde afzender of voor alle berichten die zijn verzonden naar een distributiegroep waarvan u lid bent.

De naam van een map wijzigen

1. Klik in uw persoonlijke map met de rechtermuisknop op de map waarvan u de naam wilt wijzigen en selecteer Naam wijzigen.

2. Geef de map een naam en klik op Enter.

Een map verplaatsen

U kunt een map slepen naar een nieuwe plaats in de maphiërarchie of kunt u de optie verplaatsen in het snelmenu te openen.

1. Klik in uw persoonlijke map met de rechtermuisknop op de map die u wilt verplaatsen en selecteer Verplaatsen.

2. Kies in het venster Map verplaatsen dat wordt geopend, een nieuwe map waarnaar u de map wilt verplaatsen en selecteer Verplaatsen.

U kunt ook een nieuwe map maken waarnaar u de map wilt verplaatsen. Hiervoor klikt u met de rechtermuisknop op de gewenste bovenliggende map en kiest u Nieuwe map maken. Met Regels voor Postvak IN kunt u binnenkomende berichten automatisch verplaatsen naar specifieke mappen op basis van criteria die u kiest.

Een map verwijderen

1. Klik met de rechtermuisknop op de map of submap die u wilt verwijderen en klik op Verwijderen.

2. Selecteer OK om het verwijderen te bevestigen.

Favorieten

In Outlook op het web bevat de map Favorieten automatisch de volgende mappen: Postvak IN, Onbelangrijke e-mail, Verzonden items, Verwijderde items. U kunt mappen toevoegen aan Favorieten, zodat u belangrijke mappen makkelijk kunt bijhouden. Als u een map toevoegt aan Favorieten, wordt de map niet verplaatst, maar wordt er een koppeling gemaakt. Mappen die worden toegevoegd aan Favorieten, bevinden zich nog steeds in uw persoonlijke map.

• Als u een map wilt toevoegen aan Favorieten, klikt u met de rechtermuisknop op de map onder uw persoonlijke map en selecteert u Toevoegen aan Favorieten.

• Als u mappen opnieuw wilt organiseren, kiest u een map en sleept u deze naar een nieuwe positie in de maphiërarchie. U kunt ook met de rechtermuisknop op een map klikken en Omhoog in lijst of Omlaag in lijst kiezen.

• Als u een map wilt verwijderen, klikt u met de rechtermuisknop op de map die u wilt verwijderen uit Favorieten en selecteert u Verwijderen uit Favorieten. Met deze actie verwijdert u alleen de koppeling naar de map. De map bevindt zich nog steeds in uw persoonlijke map.

Afhankelijk van uw organisatie het beleid, kunt u mogelijk een openbare map toevoegen aan Favorieten.

Bewaarbeleid en archiefbeleidsregels toewijzen

Archief en bewaarbeleid kunnen u automatisch berichten verplaatsen of verwijderen nadat ze in uw postvak hebt was gedurende een bepaalde hoeveelheid tijd.

map Verwijderde items

Wanneer u een bericht verwijdert, wordt deze verplaatst naar de map Verwijderde Items. U kunt handmatig verwijderen berichten uit de map of u kunt instellen dat Outlook op het web naar de map Verwijderde Items automatisch leegmaken wanneer u zich afmeldt. De beheerder kan ook hebt ingesteld een beleid op lege items uit de map Verwijderde Items nadat ze er een vooraf ingestelde aantal dagen is.

Berichten verwerken

Met de opdrachten op de menubalk Outlook op het web of instellen van regels om te laten Outlook op het web berichten automatisch verplaatsen naar mappen zoals u deze hebt ontvangen.