Volgen

Hoe structureer ik mijn berichtmappen in Outlook Online?

Ben je benieuwd naar hoe je verschillende berichtmappen kunt structureren in Outlook Online?

In onderstaande stappen wordt uitgelegd welke mogelijkheden er bestaan voor het structureren van je berichtmappen.

Standaardmappen

Standaard bevat uw account in eerste instantie de volgende mappen:

Standaard-e-mailmappen onder Favorieten
  • Postvak IN Binnenkomende berichten komen terecht in uw Postvak IN, tenzij u een regel voor het Postvak IN hebt gemaakt om berichten om te leiden naar een andere map, of de berichten worden herkend als ongewenst.

  • Onbelangrijke e-mail Hiermee kunt u e-mail filteren op basis van de manier waarop u binnenkomende berichten in het verleden hebt verwerkt. Wanneer dit is ingeschakeld, wordt op de e-mailserver bijgehouden welke berichten u wel of niet leest. Berichten die u niet leest, worden verplaatst naar de map Onbelangrijke e-mail.

  • Verzonden items Standaard wordt een kopie van elk bericht dat u verzendt opgeslagen in uw map Verzonden items.

  • Verwijderde items Wanneer u een bericht verwijdert, wordt het verplaatst naar de map Verwijderde items.

Als u in Outlook op het web de optie Meer kiest onder Mappen, ziet u dat deze standaardmappen zijn georganiseerd onder Favorieten. Dezelfde standaardmappen worden ook weergegeven onder uw persoonlijke map en worden opgenomen in een langere lijst met mappen, waarvan een groot deel mogelijk door de beheerder is gemaakt. De beheerder kan bijvoorbeeld de volgende mappen hebben toegevoegd:

  • Concepten Als u een bericht maakt of op een bericht reageert maar het niet direct kunt afmaken, wordt het bericht automatisch opgeslagen in de map Concepten. U kunt het bericht op een later tijdstip afmaken en verzenden.

  • Ongewenste e-mail Berichten die eruit zien als ongewenst, maar niet worden geblokkeerd door een spamfilter voordat ze in uw postvak terechtkomen, worden automatisch verplaatst naar deze map.

  • Notities Deze map is alleen-lezen. U moet Outlook gebruiken om items in deze map te maken of te bewerken.

  • Gespreksgeschiedenis Een kopie van elk gesprek dat u in Skype voor Bedrijven hebt wordt standaard opgeslagen in uw map gespreksgeschiedenis.

 

Snelmenu voor mappen

De meeste acties die u kunt uitvoeren op een map, zijn beschikbaar in het snelmenu dat wordt weergegeven wanneer u met de rechtermuisknop op een map klikt. Het snelmenu dat wordt weergegeven, is afhankelijk van of u een map hebt geselecteerd onder Favorieten of onder uw persoonlijke map.

Map Favorieten

De map Favorieten bevat de belangrijkste e-mailmappen. Het snelmenu bevat opties die het vaakst worden gebruikt of die het vaakst nodig zijn bij het werken met deze mappen.

Contextmenu (snelmenu) dat verschijnt wanneer u met de rechtermuisknop op het Postvak IN van Mail klikt

  • Omhoog in lijst of Omlaag in lijst Gebruik een van deze opties om de map hoger of lager te plaatsen in de maphiërarchie.

  • Verwijderen uit Favorieten Hiermee wordt de map uit Favorieten verwijderd. Als u de map uit Favorieten verwijderd, wordt deze niet verwijderd uit uw persoonlijke map.

  • Map leegmaken Hiermee verwijdert u alles in de map, inclusief eventuele submappen.

  • Alles markeren als gelezen Hiermee markeert u elk item in de map als gelezen.

  • Beleid toewijzen Wijs een archief- of bewaarbeleid toe aan berichten in de map. Deze optie is niet beschikbaar als uw beheerder deze niet heeft ingeschakeld.

  • Machtigingen Geef andere gebruikers toegang tot mappen in uw postvak.

Persoonlijke map

Uw persoonlijke map is een verzameling van alle e-mailmappen die beschikbaar zijn voor u. Het snelmenu van uw persoonlijke mappen bevat meer opties dan het snelmenu van de map Favorieten. Niet alle opties zijn echter beschikbaar voor alle mappen. En bepaalde opties zijn mogelijk niet beschikbaar vanwege beheerdersrechten.

Contextmenu (snelmenu) dat verschijnt wanneer u met de rechtermuisknop op een persoonlijke map klikt

 

Het snelmenu voor de persoonlijke map bevat vier opties die niet beschikbaar zijn in het snelmenu van de map Favorieten:

  • Nieuwe map maken Gebruik maakt van een nieuwe submap in de map die u met de rechtermuisknop geklikt.

  • De naam van wijzigen De map een andere naam geven. De naam van standaardmappen, zoals de map Postvak in, kunnen niet worden gewijzigd.

  • Toevoegen aan Favorieten Wordt gebruikt om uw Favorieten (koppelingen) de huidige map.

  • Verplaatsen Hiermee opent een venster, zodat u de geselecteerde map naar een nieuwe locatie in de maphiërarchie verplaatsen kunt. U kunt ook selecteren en een map slepen naar een nieuwe locatie.

    Opmerking: De volgende keer dat u zich aanmeldt, de mappen die u hebt gemaakt wordt in alfabetische volgorde worden gerangschikt.

 

Een map maken

Maak nieuwe mappen om uw berichten te organiseren zoals u dat wilt. U kunt bijvoorbeeld een map maken voor een bepaald project, voor alle berichten van een bepaalde afzender of voor alle berichten die zijn verzonden naar een distributiegroep waarvan u lid bent.

Map maken

  1. Selecteer onder Mappen de optie Meer.

    Een schermafbeelding van de cursor die op de knop Meer is geplaatst in het navigatiedeelvenster in de webversie van Outlook.

  2. Ga op een van de volgende manieren te werk:

    • Klik naast Favorieten of de naam van uw persoonlijke map op de knop Nieuwe map maken . De knop Nieuwe map maken .

    • Klik met rechtermuisknop op uw persoonlijke map en selecteer Nieuwe map maken.

  3. Geef in het vak Nieuwe map een naam op voor de map en druk op Enter.

Tips: 

  • Nieuwe mappen worden automatisch onder de standaardmappen weergegeven.

  • Een nieuwe map die u hebt gemaakt in de map Favorieten, wordt automatisch toegevoegd aan uw persoonlijke map, maar kan alleen worden verwijderd uit de persoonlijke map.

  • Een nieuwe map die u in uw persoonlijke map hebt gemaakt, wordt echter alleen weergegeven in de map Favorieten als u hierop klikt met de rechtermuisknop en de optie Toevoegen aan Favorieten kiest.

Een nieuwe submap maken

  1. Selecteer onder Mappen de optie Meer.

    Een schermafbeelding van de cursor die op de knop Meer is geplaatst in het navigatiedeelvenster in de webversie van Outlook.

  2. Klik in uw persoonlijke map met de rechtermuisknop op de map waaraan u een submap wilt toevoegen en selecteer Nieuwe submap maken.

  3. Geef in het vak Nieuwe map een naam op voor de submap en druk op Enter.

 

De naam van een map wijzigen

Opmerking: U kunt de naam van standaardmappen, zoals Postvak IN, Concepten of Verwijderde items, niet wijzigen.

  1. Selecteer onder Mappen de optie Meer.

    Een schermafbeelding van de cursor die op de knop Meer is geplaatst in het navigatiedeelvenster in de webversie van Outlook.

  2. Klik in uw persoonlijke map met de rechtermuisknop op de map waarvan u de naam wilt wijzigen en selecteer Naam wijzigen.

  3. Typ een naam voor de map en druk op Enter.

Een map verplaatsen

U kunt een map slepen naar een nieuwe plaats in de maphiërarchie of kunt u de optie verplaatsen in het snelmenu te openen.

Opmerking: De volgende keer dat u zich aanmeldt, de mappen die u hebt gemaakt wordt in alfabetische volgorde worden gerangschikt.

  1. Selecteer onder Mappen de optie Meer.

    Een schermafbeelding van de cursor die op de knop Meer is geplaatst in het navigatiedeelvenster in de webversie van Outlook.

  2. Klik in uw persoonlijke map met de rechtermuisknop op de map die u wilt verplaatsen en selecteer Verplaatsen.

  3. Kies in het venster Map verplaatsen dat wordt geopend, een nieuwe map waarnaar u de map wilt verplaatsen en selecteer Verplaatsen.

U kunt ook een nieuwe map maken waarnaar u de map wilt verplaatsen. Hiervoor klikt u met de rechtermuisknop op de gewenste bovenliggende map en kiest u Nieuwe map maken. Met Regels voor Postvak IN kunt u binnenkomende berichten automatisch verplaatsen naar specifieke mappen op basis van criteria die u kiest.

 

Een map verwijderen

Opmerking: U kunt standaardmappen, zoals Postvak IN en Verzonden Items, niet verwijderen.

 

  1. Selecteer onder Mappen de optie Meer.

    Een schermafbeelding van de cursor die op de knop Meer is geplaatst in het navigatiedeelvenster in de webversie van Outlook.

  2. Klik met de rechtermuisknop op de map of submap die u wilt verwijderen en klik op Verwijderen.

  3. Selecteer OK om het verwijderen te bevestigen.

 

Favorieten

In Outlook op het web bevat de map Favorieten automatisch de volgende mappen: Postvak IN, Onbelangrijke e-mail, Verzonden items, Verwijderde items. U kunt mappen toevoegen aan Favorieten, zodat u belangrijke mappen makkelijk kunt bijhouden. Als u een map toevoegt aan Favorieten, wordt de map niet verplaatst, maar wordt er een koppeling gemaakt. Mappen die worden toegevoegd aan Favorieten, bevinden zich nog steeds in uw persoonlijke map.

  • Als u een map wilt toevoegen aan Favorieten, klikt u met de rechtermuisknop op de map onder uw persoonlijke map en selecteert u Toevoegen aan Favorieten.

  • Als u mappen opnieuw wilt organiseren, kiest u een map en sleept u deze naar een nieuwe positie in de maphiërarchie. U kunt ook met de rechtermuisknop op een map klikken en Omhoog in lijst of Omlaag in lijst kiezen.

  • Als u een map wilt verwijderen, klikt u met de rechtermuisknop op de map die u wilt verwijderen uit Favorieten en selecteert u Verwijderen uit Favorieten. Met deze actie verwijdert u alleen de koppeling naar de map. De map bevindt zich nog steeds in uw persoonlijke map.

Afhankelijk van uw organisatie het beleid, kunt u mogelijk een openbare map toevoegen aan Favorieten.

 

Bewaarbeleid en archiefbeleidsregels toewijzen

Opmerking:  Beleidsregels worden beheerd door de beheerder van uw organisatie. Er zijn mogelijk geen beleidsregels beschikbaar voor uw account.

Archief en bewaarbeleid kunnen u automatisch berichten verplaatsen of verwijderen nadat ze in uw postvak hebt was gedurende een bepaalde hoeveelheid tijd.

map Verwijderde items

Wanneer u een bericht verwijdert, wordt deze verplaatst naar de map Verwijderde Items. U kunt handmatig verwijderen berichten uit de map of u kunt instellen dat Outlook op het web naar de map Verwijderde Items automatisch leegmaken wanneer u zich afmeldt. De beheerder kan ook hebt ingesteld een beleid op lege items uit de map Verwijderde Items nadat ze er een vooraf ingestelde aantal dagen is.

De map Verwijderde items leegmaken wanneer u zich afmeldt

  1. Aan de bovenkant van het scherm, klikt u op Instellingen Stappen voor het wijzigen van tags .

  2. Selecteer onder Uw appinstellingen de optie E-mail.

  3. Selecteer Automatische verwerking > Berichtopties > De map Verwijderde items leegmaken wanneer ik mij afmeld.

  4. Klik op Opslaan Knop Groep maken .

Berichten verwerken

Met de opdrachten op de menubalk Outlook op het web of instellen van regels om te laten Outlook op het web berichten automatisch verplaatsen naar mappen zoals u deze hebt ontvangen.

Opdrachten gebruiken om berichten automatisch te verwerken

Opdrachten zoals opruimen en verplaatsen naar kunt u automatisch verwijderen of verplaatsen van berichten van een bepaalde afzender. Opdrachten worden weergegeven op de menubalk Outlook op het web wanneer u een bericht in het Postvak selecteert.

Een schermafbeelding van de menubalk.

  • Opruimen , kunt u snel verwijderen ongewenste e-mailberichten in uw postvak in. Wanneer u een bericht selecteert, kunt u automatisch alle binnenkomende e-mail verwijderen van die afzender, behouden alleen het meest recente e-mailbericht of de e-mailberichten die ouder zijn dan 10 dagen verwijderen.

  • Verplaatsen naar , kunt u een bericht een specifiek bericht verplaatsen of alle berichten automatisch verplaatsen van die afzender naar een andere map.


Regels instellen om berichten automatisch te verwerken

Gebruik regels om berichten automatisch te verplaatsen naar mappen wanneer u deze ontvangt.

  1. Selecteer een bericht waaraan u wilt toewijzen van een regel en klik op Het pictogram Meer opdrachten. op de menubalk Outlook op het web in het postvak.

    Een schermafbeelding van de knop Meer opdrachten op de menubalk van Outlook.

  2. Klik op regel maken. Het dialoogvenster nieuwe regel voor postvak in (formulier) wordt geopend.

    • Naam Bevat de naam van de afzender.

    • Wanneer het bericht binnenkomt en voldoet aan alle volgende voorwaarden Drie voorwaarden weergegeven zijn standaard ingesteld voor het ontvangen bericht. Selecteer de pijlen om te kiezen andere voorwaarden. Als u meer voorwaarden gebruiken wilt, kiest u voorwaarde toevoegen.

    • Alle van de volgende bewerkingen uitvoeren Een van de drie vooraf gedefinieerde acties is standaard ingesteld. Selecteer de pijl om een keuze van andere acties. Als u toevoegen van een andere actie wilt, kiest u de actie toevoegen.

    • Behalve als deze overeenkomt met een van deze voorwaarden Standaard zijn geen uitzonderingen ingesteld. Selecteer de pijl voor het instellen van een uitzondering op de bovenstaande voorwaarden. Kies uitzondering toevoegen als meer dan één nodig is.

    • Verwerking van meer regels stoppen Het selectievakje is standaard ingeschakeld. Wanneer deze optie is geselecteerd, worden hierop volgende regels genegeerd, zelfs als ze zijn van toepassing op het bericht.

  3. Klik op OK als u wilt opslaan van de regel. Afhankelijk van de structuur van uw account verschijnt er een waarschuwing over het wijzigen van uw regels. Als dat nodig is, raadpleegt u uw beheerder.

 

(Bron: Microsoft Support, https://support.office.com/nl-nl/article/werken-met-berichtmappen-in-de-webversie-van-outlook-ae0f10d6-54e7-4f29-acd3-78cdc3fdcb9f, 27 augustus 2018).

 

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

0 Opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.