Om tijdstaten te controleren in Celon dien je de hieronder beschreven handelingen uit te voeren:
Nadat je ingelogd bent in Celon zie je het volgende scherm (zie onderstaande afbeelding).
Het kan zijn dat je in het “medewerker” menu staat aan de linkerkant (zie onderstaande afbeelding). Kies in dit geval voor “leidinggevende” aan de linkerkant (zie onderstaande afbeelding).
Als het goed is zie je nu ook het scherm dat bovenaan staat afgebeeld, met de tegels groepsdefinitie, medewerkers, instellingen, tijdcontrole, inzetplanningen en rapportages. Voor het controleren van de tijdstaten heb je alleen de eerste tegel van “Plannen & Controleren” (tijdcontrole) nodig.
- Klik op de tegel “Tijdcontrole” (zie onderstaande afbeelding).
Vervolgens kom je terecht in het volgende scherm (zie onderstaande afbeelding), waar je de tijdstaten van mensen uit jouw gebied kan zien en goed kan keuren. In de legenda kun je zien wat de kleuren van de duimpjes betekenen; elk geel duimpje staat voor een tijdstaat die je kunt controleren.
- Controleer of je in het juiste overkoepelende gebied zit (zie onderstaande afbeelding, rechts).
Pas vervolgens de filter toe die voor jou van toepassing is (zie onderstaande afbeelding, links en midden). Je kunt aan de linkerkant de betreffende groep intypen, waardoor automatisch alleen mensen uit die groep overblijven. Het is ook mogelijk de knop in het midden in te drukken en de juiste groep aan te klikken in de pop-up.
(Kies de groep medewerkers waarvan jij de tijdstaten controleert. Als het goed is, is er een afspraak met elke gebiedsregisseur wie welke tijdstaten controleert, in deze handleiding kun je dus niet vinden welke tijdstaten jij goed moet keuren)
Zodra je de juiste filter hebt toegepast, heb je de groep met alle mensen voor je waarvan je de tijdstaten kunt controleren. Als er een rood hoekje rechtsboven in een vakje staat betekent dat dat er een opmerking bij de tijdstaat is toegevoegd (zie onderstaande afbeelding).
- Om een tijdstaat te controleren moet je dubbelklikken op het duimpje van de tijdstaat die je wilt controleren. Vervolgens kom je in het volgende scherm terecht (zie bovenste afbeelding op volgende bladzijde). Indien er een opmerking geplaatst is ziet het er als volgt uit (zie onderste afbeelding , verschillen zijn rood omlijnd).
Kijk bij het controleren van tijdstaten of het aantal gewerkte uren (rechtsonder) gelijk is aan de contracturen (linksboven) (zie onderstaande afbeelding).
Verder is het belangrijk om na te gaan of de tijdstaat logisch is, denk hierbij bijvoorbeeld aan het aantal uren per dag, het aantal uren per taak, etc. Het is niet de bedoeling dat een substantieel deel van de uren onder overige taken geschreven staat.
- Als je vindt dat de tijdstaat goed is kun je deze goedkeuren door op de groene knop met “Goedkeuren” te klikken. Als de tijdstaat niet goed is kun je deze afkeuren door op de rode knop met “Afkeuren” te klikken. Geef in de balk daarboven aan waarom je de tijdstaat afkeurt.
Na het goed- of afkeuren van de tijdstaat kun je via de pijlen naar links en naar rechts navigeren door de tijdstaten van dezelfde persoon en door de tijdstaten van verschillende personen door de pijlen naar boven en naar onder. Je kunt ook terug naar het overzichtsscherm door op de groene knop “Sluiten” te klikken en andere tijdstaten goedkeuren zoals beschreven in dit hoofdstuk (vanaf stap 6).
Het is belangrijk dat je dit bijhoudt. Controleer wekelijks (maandelijks) alle tijdstaten die jij moet controleren! Let hierbij op dat collega’s niet consequent op tijd hun tijdstaten indienen. Dit betekent dat je af en toe een aantal weken terug moet kijken of er inmiddels nieuwe tijdstaten zijn ingediend voor een vorige periode. De weken die zichtbaar zijn op je scherm kun je bepalen via de balk boven het tijdstatenoverzicht (zie afbeelding hieronder)
De dubbele pijltjes nemen je vier weken terug of vooruit, de enkele pijl neemt je twee weken terug of vooruit. Je kunt ook een specifieke week (of datum) kiezen, door op “datum” te klikken.
0 Opmerkingen